e-Defter İkincil Kopya Saklama Nedir, Nasıl Yapılır?
E-Dönüşüm uygulamaları iş süreçleri üzerinde pek çok işlevsel özelliği ile kendini göstermektedir. İşletmelerin defter süreçleri için destek olan E-Defter uygulaması, firmaların yevmiye ve kebir defterlerini elektronik ortamda hazırlamaları ve bunların beratlarının oluşturularak, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’in sistemine gönderilmesini kapsar.
E-Defter ile daha hızlı ve düzenli bir denetim sağlamak ve kayıt dışılığın kontrol edilerek önlenmesi amacıyla kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterler Gelir İdaresi Başkanlığı’nın standartlarına uygun olarak elektronik ortamlarda tutulur.
Elektronik ortamda tutulacak defterlerin virüs ve siber saldırılara karşı veri güvenliğini sağlamak için ikincil kopyalarının gizliliği ve güvenliği sağlanmış şekilde saklanması zorunlu tutulmaktadır. E-Defter saklama süreci olarak tanımlanan bu durum Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından çerçevelendirilmiştir. Peki, E-Defter saklama nedir, nasıl yapılır? Tüm detaylarıyla E-Defter saklama sürecine yer verdiğimiz yazımızı okumaya devam edebilirsiniz.
E-Defter Saklama Nedir?
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirtilen Genel Tebliğ uyarınca oluşturulan E-Defterlerin süreç içinde herhangi bir problem oluşturmaması için güvenli olarak saklanması gerekir. Bu noktada E-Defter saklama sorumluluğu işletmeye aittir. Bu nedenle beratlarını vermekte sıkıntı yaşamamaları ve mağdur olmaları için işletmelerin e-Defterlerini gizlilik ve güvenlik sınırları içinde saklamaları gerekmektedir.
E-Defter Saklama Zorunluluğu Nedir?
E-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının saklanma zorunluluğu, E-Defter uygulamasına dahil olan tüm mükellefleri kapsar. 2022/Ocak ve takip eden dönemlere ilişkin E-Defter dosyaları ile berat dosyalarının ikincil kopyalarının GİB’in bilgi işlem sistemine yüklenmesi zorunlu tutulmaktadır.
E-Defter saklama zorunluluğu kapsamında Elektronik Defter Genel Tebliği’nde yer alan noktalara göre elektronik ortamda oluşturulan defterlerin saklanması ile ilgili maddeler şu şekildedir:
- Kullanılan E-Defter yazılımlarından alınan onayın ardından gerçekleştirilen güncellemelerin de test ve onay işleminden geçirilmesi,
- Elektronik defter uygulamasında elektronik defterler oluşturuluncaya kadar geçen süreç içinde muhasebe kayıtlarının tebliğde belirtilen belgelerle birlikte eksiksiz olması,
- Elektronik defter ve berat dosyalarının mükelleflerin izinleri ile ilgili bakanlıktan izin alan özel entegratörlerinin mali mühürleri ile de imzalanabilmesi,
- Elektronik defter ve berat dosyalarının mükelleflerin sistemlerinde oluşabilecek herhangi bir problem karşısında kayıtları korumak ve ihtiyaç halinde tekrar ulaşabilmek için gizlilik ve güvenlik noktalarına da dikkat edilerek dosyaların ikincil kopyalarının saklanması zorunluluğunun getirilmesi,
- Teknik sebeplerle defter ve belgelerin kaybolması halinde atılacak adımların açıklığa kavuşturulması kararlaştırılmıştır.
Tüm bunlarla birlikte E-Defter saklama noktasında asıl ilk kopyalarının mükellef tarafından saklanması, ikincil kopyalarının da GİB E-Defter saklama sistemine yüklenmesi zorunluluğu bulunmaktadır.
E-Defter Saklama Nasıl Yapılır?
1 Ocak 2020 tarihinden itibaren firmaların E-Defter saklama işlemi zorunlu hale getirilmiştir. İşletmeler E-Defter saklama işlemlerini kendi sistemleri aracılığı ile yürütebilir. Bunun yanı sıra E-Defter saklama işlemi için daha güvenilir bir çözüm olması adına E-Defter saklama hizmeti veren profesyonel firmalar da tercih edilebilir. Bu noktada Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına uygun bir özel entegratör seçilerek süreç yürütlebilir. İşletmeler iş süreçleri ile en uyumlu entegratörü seçerek E-Defter saklama işlemlerini gerçekleştirebilir.
Şimdi E-Defter saklama süreçlerinizi Turkcell’e taşımanın tam zamanı! Tüm defter işlemlerinizi kolaylıkla gerçekleştirip güvenle saklayabilmeniz için gelişmiş Turkcell alt yapısı bu konuda sizlere destek olur. Zaman ve mekandan bağımsız olarak dilediğiniz an defter verilerinize kolayca ulaşarak hızlı ve güvenli bir şekilde işlemlerinizi gerçekleştirebilirisiniz. Tüm bunlar ve daha fazlası için hemen Turkcellesirket.com adresini ziyaret edebilir ya da 0850 277 77 72 nolu çağrı merkezimizden bizlere ulaşarak E-Defter saklama süreçleri hakkında daha detaylı bilgi alabilirsiniz.